Waarom deze privacyverklaring? 

Via deze privacyverklaring informeren we je over de verwerking van je persoonsgegevens in het kader van onze ondersteuning en dienstverlening en bij het gebruik van onze website (www.samvzw.be) en de daarmee verbonden diensten.  

Meer info over de activiteiten van SAM, steunpunt Mens en Samenleving vind je op onze website.

Wie is verantwoordelijk? 

SAM, steunpunt Mens en Samenleving, hierna SAM vzw, heeft als missie om sociale professionals, hun organisaties en het beleid te versterken. SAM vzw is als Vlaamse bestuursinstantie verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. De hoofdzetel met ondernemingsnummer 0674.697.752 is gevestigd te Turnhoutsebaan 139A, 2140 Borgerhout. 

De dienstverlening van SAM vzw bestaat uit het ondersteunen, inspireren en adviseren van sociale professionals, samenleving en overheid. 

Het beschermen van persoonsgegevens van sociale professionals, leveranciers, (website)bezoekers, sollicitanten of andere betrokkenen is erg belangrijk voor SAM vzw. Daarom stellen we alles in het werk om gegevensbescherming te waarborgen en steeds conform de General Data Protection Regulation (GDPR), Belgische Gegevensbeschermingswet en toepasselijke regelgeving te handelen wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken. 

Wat zijn persoonsgegevens? 

Met persoonsgegevens wordt bedoeld: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”). Met persoonsgegevens wordt dus alle informatie bedoeld waarmee iemand geïdentificeerd kan worden, vb. naam, adres of e-mailadres, telefoonnummer, foto, alsook digitale gegevens zoals gebruikersnaam, IP-adres , …. 

Met verwerking van persoonsgegevens wordt bedoeld: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés (vb. verzamelen, structureren, opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen, verspreiden, wissen, … ).

Mogen we jouw gegevens verwerken? 

SAM vzw waakt erover om enkel jouw gegevens te verwerken op basis van rechtmatigheid: 

• In het kader van een wettelijke opdracht of algemeen belang 

• Op basis van een overeenkomst (bv. inschrijving voor een workshop)  

• Gerechtvaardigd belang (bv. om je op de hoogte te houden via nieuwsbrief) 

• In alle andere gevallen vragen we je toestemming voor het verwerken van je gegevens. Dat is o.a. het geval voor het gebruik van cookies op de website of nemen en gebruiken van gerichte beelden. 

Hoe verzamelen we jouw persoonsgegevens? 

SAM vzw kan jouw persoonsgegevens verzamelen op twee manieren: 

• Door ze rechtstreeks aan jou te vragen, bv. wanneer je een publicatie bestelt, account aanmaakt, contactformulier invult 

• Door ze onrechtstreeks te verkrijgen, bv. via een overheidsdienst. 

Welke persoonsgegevens verwerken we? 

SAM vzw doet het nodige om niet meer persoonsgegevens te verwerken dan noodzakelijk. SAM vzw kan de volgende persoonsgegevens van je verwerken in het kader van zijn dienstverlening en om met jou te communiceren via e-mail, het contactformulier op de website, per brief of telefonisch met één van onze medewerkers: 

• Identificatiegegevens (bv. voornaam, naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres) 

• Financiële gegevens (bv. BTW-nummer, rekeningnummer) 

• Persoonlijke kenmerken (bv. geboortedatum, geslacht) 

• Ondernemingsnummer 

• Beeldopnames (bv. bij een opleiding) 

Voor sollicitatiedoeleinden zullen we ook gegevens over je opleiding, vorming en beroep verwerken.

Waarom verwerken we je persoonsgegevens? 

SAM vzw verwerkt je persoonsgegevens enkel in het kader van zijn dienstverlening en de nodige communicatie en administratieve opvolging hieromtrent. 

Facturatie en administratie 

SAM vzw verzamelt facturatie- en administratieve gegevens om zijn administratieve verplichtingen na te komen, zoals het aanrekenen van de diensten die aan jou zijn verleend of om onze wettelijke verplichte boekhouding te voeren. 

Aanwerving en sollicitaties 

In het kader van recruitment verzamelen we je gegevens als je via een vacature of spontaan bij ons solliciteert. Dit kan onder meer via de webpagina ‘Vacatures’ op www.samvzw.be of LinkedIn-berichten, e-mails, of andere duidelijke acties waarbij je aangeeft interesse te hebben om te solliciteren. 

Indien je wordt aangenomen zullen deze gegevens worden opgenomen in je personeelsdossier. 

Aanvragen tot informatie, advies of dienstverlening 

Voor een informatievraag of bij contactname verwerken we je persoonsgegevens om gepaste en efficiënte ondersteuning te kunnen bieden. 

De persoonsgegevens die we verzamelen via www.samvzw.be of ontvangen via andere instanties (bv. een van onze partners) worden gebruikt om je gestelde vragen passend en accuraat te beantwoorden.  

Deze informatie wordt opgenomen in onze systemen zodat we je vraag verder kunnen opvolgen en in de toekomst nog een betere service kunnen aanbieden. 

Om met jou in contact te blijven 

Wij vinden het belangrijk om je op de hoogte te houden van relevante informatie en acties die we organiseren (bv. infoavonden, nieuwe vormingen, …). We vinden hiervoor de verwerking van je persoonsgegevens gerechtvaardigd, maar je kunt ons te allen tijde aangeven wanneer je deze info niet langer wenst te ontvangen.  

Camerabeveiliging 

SAM vzw heeft op bepaalde locaties beveiligingscamera’s geplaatst met het oog op de bescherming van zijn gebouwen en middelen en om de toegang tot deze gebouwen, waar persoonsgegevens worden verwerkt, te bewaken. Deze camera’s bewaren niet altijd de beelden, maar geven in sommige gevallen enkel het actuele beeld weer. SAM vzw verzamelt deze gegevens op grond van zijn gerechtvaardigd belang om te voorzien in de veiligheid van iedereen.

Geven wij je persoonsgegevens door aan derden? 

Enkel bevoegde medewerkers van SAM vzw verwerken jouw persoonsgegevens. Zij zijn allen gehouden aan discretie en vertrouwelijke omgang hiermee.

Persoonsgegevens worden niet verkocht noch verdeeld naar of ter beschikking gesteld aan andere organisaties, met uitzondering van: 

• Organisaties aan wie de overdracht wettelijk verplicht is (bv. overheidsinstanties, gerechtelijke instanties) 

• Verwerkers en leveranciers voor de uitvoering van diensten (bv. juridische en professionele adviseurs, verzekeringsmaatschappijen, verzenddiensten, …) 

• IT-provider, verwerkers voor gebruik van (geïntegreerde) hulpmiddelen/toepassingen/diensten (bv. webtoepassingen, hosting, accountbeheer, …) 

Met deze organisaties maakt SAM vzw de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.  

SAM vzw verwerkt je persoonsgegevens niet voor commerciële of marketingdoeleinden, tenzij enkel mits jouw uitdrukkelijke toestemming.

SAM vzw behoudt zich het recht voor om persoonsgegevens te verstrekken als het daartoe verplicht wordt door een rechtbank of wetgeving, op verzoek van een overheidsinstantie, in verband met een onderzoek van vermoeden of effectieve frauduleuze of illegale activiteiten of wanneer SAM vzw van oordeel is dat dit noodzakelijk is om te voldoen aan zijn wettelijke verplichtingen. 

Op uitdrukkelijke vraag van de betrokkene kunnen persoonsgegevens ook overgemaakt worden aan andere derden. 

Is er doorgifte van gegevens buiten de EU? 

SAM vzw verwerkt je gegevens in hoofdzaak binnen de Europese Economische Ruimte (EER). SAM vzw verkiest ook enkel IT-systemen te gebruiken die binnen de EER actief zijn. Indien er geen gelijkwaardig alternatief is binnen de EER, kan SAM vzw gebruik maken van toepassingen die gegevens verwerken in landen buiten de EER indien dit is toegestaan volgens de van toepassing zijnde wetgeving inzake gegevensbescherming. SAM vzw garandeert passende waarborgen die ervoor zorgen dat je rechten ook door de gegevensontvanger buiten de EER worden gerespecteerd in overeenstemming met een adequaat niveau van gegevensbescherming.

Wat zijn jouw rechten en hoe oefen je ze uit? 

• De inzage, kopie en verbetering van je persoonsgegevens: 
  Je hebt het recht om je gegevens in te kijken en op een kopie, dat we je op papier of digitaal bezorgen. Je kunt je gegevens laten verbeteren wanneer deze niet juist of niet volledig zijn. Je mag ook vragen om je persoonsgegevens tijdelijk niet te gebruiken totdat deze juist of volledig zijn.  

• Het intrekken van je toestemming: 
  Je hebt steeds het recht om je toestemming in te trekken. De verwerking van gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig. 

• Het wissen van je persoonsgegevens: 
  Je hebt het recht om te vragen dat je persoonsgegevens worden verwijderd als deze niet langer nodig zijn voor de vermelde doeleinden en voor zover wettelijk toegelaten of als je je toestemming voor de verwerking intrekt.  

• Het overdragen van je persoonsgegevens: 
  Je hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die je zelf aan SAM vzw hebt verstrekt, aan jou of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De privacywetgeving voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.  

• Bezwaar aantekenen tegen de verwerking je persoonsgegevens: 
  Wanneer je vindt dat wij je persoonsgegevens niet op een correcte manier gebruiken kun je bezwaar hiertegen aantekenen, bv. wanneer verwerkingen niet noodzakelijk zijn in de context van onze relatie.  
  Je kunt je verzetten tegen automatische besluitvorming. SAM vzw maakt echter geen gebruik hiervan, noch van profiling op basis van automatische verwerkingen (algoritmes).  

Een verzoek doen tot inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, gegevensoverdracht, bezwaar of intrekking van de toestemming, kan door een mail te sturen naar info@samvzw.be of door het contactformulier in te vullen op https://www.samvzw.be/contact. 

Een verzoek zal zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 1 maand na verkrijging worden beantwoord.

Hoe lang worden je gegevens bewaard? 

SAM vzw bewaart persoonsgegevens zo lang als noodzakelijk is. Dat wil zeggen dat we jouw gegevens bewaren zolang dat nodig is om de door jouw gevraagde dienst (bv. nieuwsbrief ontvangen, deelname aan activiteit, helpdeskvraag beantwoorden…) te leveren en voor de naleving van de toepasselijke regelgeving. 

De statistische gegevens over het websiteverkeer worden 5 jaar bijgehouden.

Hoe beveiligen we je persoonsgegevens? 

SAM vzw engageert zich om je persoonlijke gegevens veilig te beheren. SAM vzw neemt hiertoe gepaste technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, verlies en onwettige en ongeoorloofde vormen van verwerking.  

SAM vzw heeft onder andere de volgende maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking: 

• Alle medewerkers die van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan, en zijn bovendien geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

• SAM vzw hanteert een toegangsbeleid op al zijn systemen.  

• Alleen noodzakelijke personen hebben toegang tot je persoonsgegevens, d.w.z. enkel medewerkers die je contactvraag of bestelling afhandelen en websitebeheerders. 

• SAM vzw eist van elke verwerker of derde waarmee het samenwerkt dat zij de GDPR te allen tijde respecteren en de nodige maatregelen nemen conform de GDPR.  

• De servers en apparaten van de medewerkers SAM vzw zijn uitgerust met actuele beveiligingssoftware. 

• SAM vzw maakt back-ups van zijn systemen om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. 

• SAM vzw test en evalueert regelmatig de genomen maatregelen. 

Een melding? 

Mocht je een vraag hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, een indruk of aanwijzing van misbruik, laat ons je bezorgdheid direct weten via info@samvzw.be of door het contactformulier in te vullen https://www.samvzw.be/contact.

Wordt geen afdoend antwoord of bevredigende oplossing gevonden, dan kun je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming via privacy@samvzw.be.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming in België, of de Vlaamse Toezichtcommissie.

Functionaris gegevensbescherming 

SAM vzw heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. De DPO adviseert inzake bescherming van persoonsgegevens en bewaakt de toepassing van de wettelijke verplichtingen inzake gegevensbescherming.  

Contact: privacy@samvzw.be

Updates van deze privacyverklaring  

Deze privacyverklaring is laatst bijgewerkt op 17/11/2021. SAM vzw behoudt zich het recht om deze Privacyverklaring aan te passen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. 

Websites van derden 

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met de website van SAM vzw zijn verbonden. SAM vzw kan niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd voor gebruik van de desbetreffende website de respectievelijke privacyverklaring voor meer informatie over de manier waarop zij met jouw gegevens omgaan.

Cookies 

Op onze website www.samvzw.be maken wij gebruik van cookies. Cookies zijn kleine informatiebestanden die bewaard worden op de harde schijf van je computer. Deze informatie doet je bezoek aan de site onder meer sneller en efficiënter verlopen. De cookies worden voornamelijk gebruikt voor het bijhouden van je sessie en om je ervaring op onze website te verbeteren. Zo kan de website de pagina’s die je hebt bezocht en je voorkeuren onthouden zodat je die niet bij ieder bezoek opnieuw hoeft aan te duiden. Zonder cookies is SAM vzw niet in staat om een probleemloos bezoek aan de website te garanderen. 

Cookies worden ingedeeld tussen functionele en niet-functionele cookies. Functionele cookies zijn cookies die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de website. Niet-functionele cookies zijn cookies die kunnen worden ingevoegd voor statistische, sociale, doelgerichte of commerciële doeleinden. SAM vzw vraagt je toestemming voor het gebruik ervan op zijn website.

Om optimaal van onze website gebruik te kunnen maken is het aan te raden om alle cookies te accepteren.  

Je kunt je cookie-instellingen te allen tijde weer wijzigen via de knop ‘Beheer cookies’ op onze website.